イベント主催者のマナー

主催者の資格

自分（達）が、主催者に相応しいかどうかを、 今一度健闘してみましょう。
単に『責任感とやる気』だけではダメなのです。
学業・仕事が多忙なため、 イベントに支障を与えるようなことはありませんか？
親御さんや学校等から禁止・反対されたりしてませんか？
万一の赤字の時の資金面の余裕はありますでしょうか？
単なる計画の段階なら取り返しもつきますが、一度『告知』してしまった イベントを中止・変更するのは大変なことなのです。
また、不測の事態を考えて、当日イベントを仕切ることのできる代表者は ２名以上いた方が賢明かと思います。

イベントマニュアル

主催者が最初にする仕事の１つです。
・・・が、意外とお粗末なのが多いのも事実。
日時・会場・募集スペース数・募集ジャンル・・・はもちろんのことですが、 会場へのアクセス方法や飲食の可・不可、禁止事項等も必ず明記のこと。
特に禁止事項。・・・『会場内は走らない』等、当日のパンフに掲載すれば 済むものはともかく、『会場内での画材使用の禁止』とか『成人向け同人誌 に対する規制』とか『販売物のジャンル制限』等々、前もって 知っておかなくてはならないようなことがマニュアルに記載されていないと、 後々のトラブルの元となります。

販売物について・・・

上記、マニュアル作りの一環でもありますが・・・ 各イベントの趣旨によっても大きく異なりますが、必要最低限のことは 決めておくべきでしょう。
大体の場合は、『成人向け同人誌』の扱いをさすとは思いますが・・・それとは別に、 市販品（中古の本・ＣＤとか）や食品を販売することは、法律に違反する恐れがありますので、 規制を設けておくべきかと思います。
ついでにいうなら、『手作りクッキーをお客様に配布』というのも、『顔見知りのお友達だけに あげる』というのなら問題ありませんが、『買ってくださった方・見てくださった方にあげる』という 方法だと、『不特定多数への食品の配布』ということで、やはり自治体の許可が必要になる場合が あります。
・・・実際に、問題が表面化した・・・という話は聞いたことがありませんが、 『同人誌即売会』とは別次元のことですし、『食品の販売・配布』は御遠慮願った 方が良いのでは・・・と思います。

コスプレについて・・・

これもマニュアル作りの一環ですが・・・
コスプレは、『イベント参加マニュアル』を持たない一般参加の方がする場合もありますので、 イベント告知時から明確にしておくべきでしょう。
『可か不可か』・『更衣室の有無』・『撮影について』・『禁止事項』等々・・・
様々な意味で、主催者側と参加者側とで一番揉めるポイントになることが多いようです。
予めきちんと準備しておいて、対応することが大切です。
余談ですが・・・『体験談』のページで若干この問題について触れています。

パンフレット製作

パンフはサークルカットを羅列するだけの冊子ではありません。
当日の注意事項が載っていないパンフや、イベント名・開催日・代表者の連絡先 すら掲載していないパンフ・・・たま〜に見かけます。

主催者の連絡先

私書箱・局留のサークル様を時折見かけますが、緊急の問合せ・連絡が できない場合があります。
参加申し込みをしてくれた方だけにでも自宅住所と氏名を 公開するべきでしょう。 （理想を言うなら電話番号の方も公開して頂きたいものですが・・・無理な 場合も多いでしょうし）

変更が生じた場合

当日会場で訂正して済むものであればそれでも構わないのですが、 開催日時・会場等、重大な変更があったにもかかわらず、充分な連絡を 回さなかった・・・という、とんでもない落ち度・・・
こんなことがあっては絶対にいけません。

事前会場チェック

会場を借りる前に、広さ・机の大きき・椅子の数・冷暖房・放送器具 等必ずチェックが必要です。
思っていたより会場が狭くて、参加サークル様が全て入りきらなかった・・・ とか、コスプレ可なイベントなのに、トイレが同じフロアー内にない・・・ なんて悲劇が起きるかもしれません。

当日会場チェック

当日の早朝と終了後には細かいチェックが必要です。
会場・備品に破損がないか等、念入りにチェックしましょう。
開場前のチェックを怠ったために、参加者の方にケガを負わせてしまったり （椅子が壊れていた・・・とか）、元々破損していた備品を会場側に弁償 させられるハメになったり・・・という悲しい事態に陥る恐れも・・・

時間厳守

一番多いのが、開場時間の遅れ。サークル参加の皆さんが揃いも 揃って遅刻したと言うのならまだしも、スタッフの遅刻や作業の遅れのために 開場時間を遅らせるのは大問題です。
逆に、スタッフの個人的都合で、終了時間を早めるのも、 ちょっと身勝手すぎ。
もし、何らかの時間変更が余儀なくされた場合は、その理由を明確にした上で、 参加者の皆様に報告する義務があります。

場内アナウンス

身内だけで盛り上がっちゃっている場内アナウンスを時々見かけます。
ある意味フレンドリーなイベントっぽくも感じますが、 やっぱりそれなりに節度は守りたいものです。
逆に、アナウンスのほとんどないイベントも考えもの。
大事なアナウンスの時には、ＢＧＭの音量を絞り、 参加者様全員に伝わるような配慮が必要です。（トイレ等で席を外していた方の ため、時間を置いてもう一度アナウンスするのがベストですね）
余談ですが、大きな会場内でのアナウンスの場合、長く喋りつづけるような時 （コスプレイヤー・サークルインタビューとかの企画等）は男性の声、 一時的に全員の注意をひきつけたい時 （タイムスケジュールの御案内や落し物のお知らせ等）は 女性の声・・・が良いそうです。（声の周波数の問題らしいです）

緊急事態の対処

怪我人の発生、サークル・お客様間のトラブル、盗難、備品の破損、 開場外からの苦情・・・数え上げたらキリがありませんし、 これらの全てにおいてマニュアルを作っておくのはちょっとムリっぽい・・・ （作るに越したことはありません。というか、あった方が絶対にいいし）
せめて、常に緊急事態に対する心構えを持って、いざという時に対応して 頂きたいものです。

ゴミ処理

地域によって、ゴミの扱いは大きく違ってくるので、会場側に予め確認しておくことを オススメします。
仮に、主催者の方の家と同じ町内会にある会場だとしても、一般家庭のゴミ処理とは スタイルが大きく異なることも珍しいことではありません。
参加者の方々にも、ゴミの分別についてはきちんと呼びかけ、最終的な処分には全責任を 持ちましょう。

イベント終了後

後片付けは責任を持ってやりましょう。
掃除や備品のしまい込みはもちろん、破損のチェックも忘れずに。
トイレやホールも一通りチェックした置くべきです。 イベントによっては、参加者様に撤去作業を手伝っていただく場合 （自主的であろうと、義務であろうと）もあるかと 思いますが、お礼の挨拶を怠っては、せっかくのイベントの評判も ガタ落ちになるかも・・・
落し物や忘れ物を回収し、最後に必ず会場の管理事務室に挨拶兼報告を 忘れないこと。
駐車場のある会場では、一応ここも見回りしましょう。

イベント終了後・その２

委託品を扱っている場合は、もちろんこの作業を間違いのないように 処理しなくてはなりません。
・・・が、この他にも、参加者様からの落し物・忘れ物の問い合せや、 会場側からの何らかの連絡が来ることもあります。 委託参加者様から問題を指摘されること （売上金が合わない、返品商品の破損等）もありますし・・・
その際に『もうイベントは終わったし〜』な態度はもってのほか。最後まで責任 を持ってイベントを終了させましょう。

一般の方への対応

参加者に対するマナーを徹底するだけはでいけないのが主催者。
会場側、同じ会場の別のホールを使用しているお客様や近隣の住民へは充分な 配慮が必要です。（トラブルが元で、次回より貴方のサークルばかりか、 同人関係のイベント全てに会場を貸してもらえなくなることもあるのです）
また、学校・ＰＴＡ・教育委員会等からの視察が入ることも予想されます。
間違っても『同人誌即売会は、有害なものである』という間違った認識を されるようなことのないよう、誠実な対応を心がけましょう