お返事のマナー

返事は書く

・・・特に切手同封のお問い合わせの手紙に返事を書かないなんて、 無作法極まりない行為です。
どうしてもお返事できない事情がある場合は、発行物等に『お問い合わせ にはお答えできません』的一言を添えるべきでしょう。

返事を出す時期

各サークルさんによって事情は違うようですが、手紙が届いてから３日〜 １ヶ月・・・が、一般的な範囲でしょうか。
通販等のお金が絡んでいるものに関しては、できるだけ早く処理すべきかとは 思いますが、サークルさんによっては『毎週水曜日に通販業務』とか『１月分 まとめて通販処理』・・・という感じに公表している場合もありますから、 その場合はその通りに処理していて問題ないでしょう。
どんなに、遅くても２ヶ月以内にはお返事しないと、相手の方も 困ってしまいますよ。

返事が遅れたら・・・

謝ります。・・・当り前のことですが、謝ってください。
手紙を送った側としては、『何か失礼なこと書いて、怒らせてしまったのでは ・・・』と、余計な心配をしたりもするものです。
ですから、簡単に『仕事が立て込んでいて』・・・等の事情を書き添えてあげる と親切です。

返信用切手・封筒の使用

お問い合わせ等の際に同封してあったものについては、ありがたく 使わせていただきましょう。
ただ、『このお問い合わせについては、どなた様も切手不要で受け付けている』 ・・・等、切手をお返ししたい事情がある時は、お気持ちだけ受け取ることに させていただいたことと、その理由を明確にした上で、お返事の際に 切手を同封してお返ししましょう。
・・・きちんと理由とか書かないと、せっかくの親切な行為も、 単に突っ返されたような印象に感じられてしまうかもしれませんよ。

書き出し

『こんにちは、お手紙ありがとうございます☆』・・・は、もちろんのこと ですが、それに続けて『サークルＰｕｍｐｋｉｎ、広報担当の あじふらい弁当です』（例）というように名乗ります。
・・・で、『このたびは通販のお問い合わせありがとうございました』と、 用件の復唱。
マナー的にも必要なことでしょうが、 もしかするとお手紙の相手は、同時期にいくつかのサークルさんにお手紙を 書いていたのかもしれませんから、『名乗って用件を確認』することは 混乱の防止にもなるのです。

用件の返事

まず最初に、用件の返事を済ませておきましょう。
・・・って、この辺は『お手紙全般のマナー』参照ですね。

お断りする場合

『通販が品切れだった』・『ペーパー配布の条件が折り合わない』等、 折角お手紙くださったのに、お断りしなくてはならない場合も 考えられます。
この場合は、理由と謝罪の言葉を添えて、丁寧にお断りしなくては なりません。
代金として為替等が同封されていた場合は、全額返送しなくてはなりません！　 ・・・って、当り前のことですが・・・
相手の方が、お問い合わせの際に同封してくれた返信用切手を使ってお返事 するのは、もちろん構いませんが、明らかに自分側の勝手な事情でお断り しなくてはならない場合（ペーパー有効期限内なのに、受験等の自分の都合で 突然通販業務を止めた・・・等）は、その切手には手をつけず、お返し した方が良い・・・と、個人的には思います。

問い合わせ返しの場合

例えば、ペーパーの交換配布についてお問い合わせがあったとして、 それに対して諸条件を確認するために、問い合わせ返しをする・・・という ケースは多いはずです。
この場合、自分の伝えたいことを明確に書き記さないと、次に来る 手紙は『問い合わせ返し返し』になってしまいますので、 気を付けましょう。
状況にも寄りますが、この際には返信切手を同封した方が良い場合もあるかと 思われますので、自分なりの判断が必要でしょうね。

お返事に何の問題もない場合

通販なら、商品とお礼のメッセージを同封すれば良いですし、 お問い合わせ等ならば、回答を送れば良いわけです。
・・・って、わざわざ書くほどのことじゃないですね（笑）

返事に困る場合

あと・・・相手の方に対して、大変言い難いことなのでしょうが、お手紙の 主旨が良くわからない・・・といったケースや、様々な意味でお返事し難い お手紙が来ることも考えられます。
どちらの場合も、それでもお返事は書かなくてはならない訳で・・・
相手の方が不快に思われないような文章で、お返事するよう頑張りましょう☆　 ・・・としか、言えません（汗）

返事を書かなくても言い場合

お問い合わせでもなんでもない、発行物の感想や激励のメッセージ（人は それを『ファンレター』と呼ぶ・・・）のお手紙には、原則的にお返事の必要が ありません。
ただ、切手が同封してあった場合は、時間的に許す限りお返事するのが 道徳的なのではないか・・・と。
もちろん、切手がないファンレター的お手紙に返事書くことだって ありますから、あまり厳密に考えなくてもいいものなのかも。